Assistant administratif F/H

REF : INTERIM-NATION-025254

Type de contrat : CDI

Catégorie : Employé

Région : Ile-de-France

Ville : Paris

Code postal : 75009

FRANCE

17 mars 2023

Démarrage de la mission : asap

Salaire : 20 à 25k€ /13 pour le 3/5ème

Durée de la mission: Indéterminée

ENTREPRISE: Intérim Nation, agence d'emploi ( Travail temporaire, CDD et CDI) forte de plus de 40 ans d'expérience dans le recrutement, recherche pour l'un de ses clients Foncière privée - holding d'une vingtaine de SCI ( gérant un patrimoine privé.) :

Un assistant administratif F/H.

Temps de travail : 21h/semaine ( 3/5ème).
Salaire : 20 à 25k€ .
MISSION :
Au sein d'un service de 4 personnes : une DAF, une comptable, un gestionnaire technique et un gérant.
Votre mission : Gestion administrative des dossiers.

- Rédaction de comptes-rendus à destination de la DAF et demandés par le gestionnaire pour chaque visite réalisée par le gestionnaire
(détail de l'état du bien, demandes locataire, photos...) en fonction de la taille du bâtiment, de la tâche, etc.
- Rédaction de comptes-rendus à destination des locataires et demandés par le gestionnaire ou la DAF pour chaque visite réalisée par le gestionnaire (détail de l'état du bien, demandes locataire, photos...) en fonction des visites
- Fixation des rdv du gestionnaire pour les demandes de visites des candidats locataires contactant directement l'entreprise et non les agences immobilières (fixation des rdv de visite uniquement) "environ deux à trois relocations par an -10aine de visites à chaque fois"
- Gestion de l'agenda du gestionnaire (prise et organisation des rdv pour optimiser les déplacements)
- Relances des locataires (documents demandés par le gestionnaire, organisation de rdv, etc.) par mail ou par téléphone
- Relances des entreprises (organisation de rdv, obtention des devis, etc.)
- Etablissement de tableaux comparatifs entre les différentes entreprises sollicitées par le gestionnaire pour un seul chantier (tableaux à vérifier par le gestionnaire)
- Rédiger des mails ou des compte-rendus à la demande de la DAF, de la comptable ou du gérant
- Aide du gestionnaire dans le cadre de la sécurisation des bâtiments en cas d'invasion (obtention en urgence des devis pour les buttes de terre, faire condamner les portes,...) et lancer la procédure d'expulsion (contact avec les huissiers, etc.) 1 à 2 x l'an
- Suivi de la procédure d'expulsion avec huissier en collaboration avec gestionnaire et DAF (appel de l'huissier pour savoir où en est la procédure et fixation de rdv entre huissier et gestionnaire)1 à deux fois par an maximum
- Etablissement d'un tableau récapitulatif des factures dans le cadre des travaux de gestion technique + établissement des "bons pour paiement""
- Planification et obtention annuelle de l'intégralité des documents contractuellement exigés au titre du bail (contrats d'entretien, attestation d'assurance, etc.),
- Relance et information de l'équipe en cas de problème par le biais notamment de la mise à jour des tableaux de suivià chaque intervention du gestionnaire .
- Suivi de la bonne gestion administrative des sinistres (déclaration par le locataire, relances, etc.)2 à 3 sinistres par an
- Etablissement d'un dossier informatique par bâtiment qui sera alimenté par les données fournies tant par le gestionnaire que par la DAF (photos, éléments de renseignements techniques (type de chauffage, etc.), diagnostics, etc.
- Faire des reportings au DAF/Gérant sur les points soulevés lors des visites (par le locataire ou par le gestionnaire)

PROFIL :
Titulaire d'un BAC+2 avec une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire. Vous serez formé aux spécificités du métier.
Bonne gestion du stress (gestionnaire/locataires/urgences)
Bonne gestion des priorités
Sociable car petite équipe (2 femmes/2 hommes)
Confidentialité
Réactivité / Autonomie / Grandes rigueur et précision
Bon relationnel avec : - les entreprises susceptibles de faire des travaux dans les locaux (milieu du bâtiment) - les agences immobilières,
- les huissiers,- les locataires,- etc, "
Organisé
Bonne connaissance des logiciels de traitement de texte (word), de calcul (excel) et de présentation (power point ou autre)
Bonne orthographe
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